もう手放せない!Dropboxの超便利な使い方と仕組みを図説

ABOUTこの記事をかいた人

倉地加奈子

習い事心理アドバイザーとして習い事の講師の方を中心にビジネスを教えています。特に営業を長らくしてきた経験からセールス力が女性相手のビジネスをする上でいかに大事かということをお伝えしています。女性らしい自立を目指したい方を本気で応援したくて。ブログを楽しんでいって下さいね♪ 特技:クライアントさんの教室の高収益化。

現在、私はパソコンを使って仕事をしているので、
複数の有料のサービスを使って
仕事の効率を高めているのですが、
その中でも、

「これは便利だな。」

と思っているのがDropboxというシステムです。

そこで今回はDropboxの仕組みをご紹介しつつ、
私のDropboxの便利な使い方を少しご紹介してみようと思います。

Dropboxって何?

Dropboxというwebサービスをご存知でしょうか?

オンラインストレージというサービスの一つで
googleドライブicloudなどと同じようなサービスなのですが、

そもそも、“オンラインストレージ” というサービスを
使われたことがない方は、オンラインストレージと言われても、
いまいちピンと来ないというのが正直なところだと思います。

チョー簡単に言えば、

倉地加奈子
パソコンで作ったデータをインターネット上に保存できるサービス

といったところでしょうか?

Dropboxの具体的な使い方はこんな感じです。

パソコンで作業する時はハードディスクに
データを保存すると思いますが、
Dropboxというウェブサービスに登録すると
ハードディスク上に、

“Dropboxフォルダ”

というフォルダが作られますので
そこにデータを保存します。

例えばワードであれば保存したいデータを
名前をつけて保存からDropboxフォルダを選んで保存します。

データを保存する時はただフォルダを指定するだけです。

普段の保存の方法を変わらないですよね。

ただここからがDropboxの仕事で、
このDropboxフォルダの中身を、
インターネット上のDropbox社のサーバーにも
自動保存してくれる仕組み
です。

こうして保存したデータをオンラインのストレージ上に保存してくれる。

ですのでオンラインストレージサービスと言われるわけですね。

オンライン上にデータを保存するとできること

ではオンライン上のストレージにデータを保存すると何が良いのでしょうか?

複数のパソコンでいつも同じフォルダが使える

まずは複数のパソコンで同じ場所にデータを保存することができます。

どういうことかというと、Dropboxは、
何台のパソコンにもDropboxフォルダを作ることができるので、
例えば同じwordのデータを今日はAのパソコンで編集し、
明日はそのデータをBのパソコンで編集し直すということが可能
になります。

PC上のハードディスク上のDropboxというフォルダの中の
データが書き換えられた場合は、
インターネット上のDropboxのデータも書き換えられ、
Dropboxフォルダを作っているPCすべてのデータも
書き換えられるという仕組みです。

おわかり頂けますでしょうか?

倉地加奈子
Dropboxを使えば複数のパソコンのハードディスク上の
一つのフォルダ(Dropboxフォルダ)が同期され、
同じ内容になるイメージです。

この仕組みが私には最初わかりにくかったのですが、
一つのパソコンのDropboxフォルダの中身、
例えば、Aのパソコンで消した場合は自動的にサーバー上のデータも消え、
それに連動してBのPC上のデータも消える仕組み
です。

複数のパソコンの特定のフォルダをすでに同じにすることができる。
これが一番普通のDropboxの使い方だと思います。

直接Dropbox社のサーバ上のDropboxフォルダを覗ける

Dropboxはパソコン上のフォルダの内容が
登録してあるPCで書き換えられた場合、
サーバーのフォルダ内も書き換えられますが
サーバ上のデータを直接書き換えることも可能です。

Dropboxはgooglechormeなどのブラウザで、
Dropboxのフォルダ内を直接表示することもできるんですよ。

私の自宅のディスクトップPCは、
ハードディスクの容量もたっぷりありますが、
ノートパソコンの場合、あまりハードディスクの容量がない場合は、
ノートパソコンのハードディスク内にdropboxフォルダを作ってしまうと
すぐに容量がいっぱいになって困る場合が出てきます。

そこでノートパソコン上にDropboxフォルダをあえて作らず、
ブラウザからデータをその都度ダウンロードして、
改変したらまたブラウザからサーバ上のdropboxフォルダに
戻すことでサーバ上のデータを書き換えることも可能になので便利です。

これが結構使えるんですよね。

私の自宅のDropboxフォルダは容量が2TBを超えているので、
ノートパソコンのハードディスクに
Dropboxフォルダを作ってしまうと入りきりません。

でもノートパソコンでもDropbox内のデータを改変したい時がでてきます。

そんな時はブラウザ上でDropboxフォルダを開いてダウンロード、
データを編集したらまたブラウザ上でアップロードする。

こんな使い方ができるのもDropboxの魅力の一つです。

画像のタイムライン機能がかなり便利

Dropboxはオンライン上のDropboxフォルダ内を
ブラウザで見ることができるとご説明しましたが、
ブラウザ上でDropboxを見るときにもう一つ便利なのが、
画像のタイムライン機能です。

私のDropboxフォルダには数え切れないほどの写真が格納されています。

(仕事用、プライベートの物を含む。)

倉地加奈子
フォルダ内にたくさんある写真から必要な物だけを持ってきたい
時はないでしょうか?

そんな時、Dropboxのタイムライン機能を使えば
Dropboxフォルダにある画像を
画像が作成された順番に並べて表示してくれるので
すぐに欲しい画像を見つけることができます。

私のDropboxフォルダはフォルダの中にも
何階層にもフォルダがいくつも作られていて、
様々なところに画像があるので、
目当ての写真を探すのはかなり至難の技なのですが、

アルバム機能を使えばカレンダーを見るように
画像が確認できますし、
自分のほしい写真を簡単に見つけることができます。

そしてほしい写真を見つけたら、ダウンロードボタンを押してダウンロード。

倉地加奈子
先日、息子の成長記の写真集を作っていたのですが、
その際も必要な写真を簡単に抜粋できて凄く便利でした。

倉地加奈子
今ではiphoneで撮った息子の写真をDropboxアプリを使ってどんどんアップロードして
タイムライン機能を使って後から見返して微笑んでいます^^

Dropboxはスマホアプリもありますよ。

共有機能

あとよく使うのが共有機能ですね。
dropboxはサーバー上のデータを誰かに渡すことが簡単にできます。

例えば大量の写真データを誰かに届けたい。
重たい動画を誰かに見てもらいたい。
ホームページやブログにリンクを張ってそこからPDFなどをダウンロードしてもらいたい。

こういったことをしたい時には、
データをサーバ上のDropboxフォルダにアップして、
ダウンロードリンクを取得
すれば超簡単にできますよ。

特に動画ファイルを誰かに渡したい場合、
Dropbox上のストリーミング再生プレイヤー機能がついているので、
重いデータをダウンロードしてもらわなくても
スマホやパソコンですぐに動画を見てもらうこともできます。

もちろんダウンロードもしてもらえます^^

まとめ

Dropboxオンラインストレージは、
10TBで月々1,200円、年間一括だと12,000円です。
(2GBまでは無料なので試してみることもできますよ。)

値段はその他のオンラインストレージサービスと同じくらいというところでしょうか?

ただ私のようなパソコンを複数台使う状況だったり、
デスクトップとノートを併用してそこらじゅうを飛び回る働き方には
Dropboxは合っているんじゃないかなと感じています。

様々にあるオンラインストレージサービス、
選択するときの参考にして頂けたら幸いです。

最後までお読み頂き有難うございました。

切り返しトーク集無料プレゼント中!

今まで100人以上の習い事の講師の方を指導してきた中で、生徒さんに言われて答えにくい質問にうまく切り返すトーク集を無料で公開しています。是非この機会にトーク集とトーク力を手に入れてみて下さい。"無料" ですのでお気軽にご登録下さい。

倉地加奈子のメールマガジン「女性らしい自立のトビラ」

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

ABOUTこの記事をかいた人

倉地加奈子

習い事心理アドバイザーとして習い事の講師の方を中心にビジネスを教えています。特に営業を長らくしてきた経験からセールス力が女性相手のビジネスをする上でいかに大事かということをお伝えしています。女性らしい自立を目指したい方を本気で応援したくて。ブログを楽しんでいって下さいね♪ 特技:クライアントさんの教室の高収益化。